“Welkom bij de begeleidingscommissie Bijlage X” waren de eerste woorden die Jelle de Boer (SIKB) uitsprak tijdens de eerste bijeenkomst. Het klinkt als een zin uit het oeuvre van Kafka, Voskuil, of -mijn persoonlijke favoriet- Vandeloo. De combinatie van een ambtelijke term “begeleidingscommissie” en het “bijlage X” prikkelt de fantasie. Het was bovendien de eerste keer dat ik deelnam aan een begeleidingscommissie, dus alles was nieuw voor mij. De locatie, een goed uitgerust, efficiënt, maar volledig inwisselbaar vergadercentrum paste naadloos in dat beeld. Ik wilde graag met de trap, want het is vitaliteitsmaand bij Stantec. Daarvoor werd ik verwezen naar een trappenhuis, dat met zijn Spartaanse inrichting de sfeer uitstraalde van een bediendentrap uit begin 20ste eeuw. Mijn voetstappen werden gedempt door de enige luxe hier, een tapijt. Op de verdieping was het door kleine gangetjes zoeken naar de vergaderzaal. Zoals in zoveel vergaderlocaties worden bezoekers geacht de lift te nemen; dan is alles overzichtelijker. Vitaliteitsmaand heeft deze wereld nog niet bereikt. Ik was ruim op tijd bij de vergaderruimte, waar de deelnemers aan de bijeenkomst langzaam binnendruppelden. De begeleidingscommissie bestaat uit acht leden: twee vanuit de overheid, twee vanuit de certificerende instellingen en twee vanuit de certificaathouders. SIKB verzorgt de procesbegeleiding met twee medewerkers. Het zijn toch flink wat mensen, die betrokken zijn bij de actualisatie van Bijlage X. Op de website van SIKB vind je Bijlage X niet. Gelet op het aantal betrokkenen moet het wel ergens over gaan. Maar waarover precies? (Bram van de Pas, 16 maart 2026)
Bijlage X is opgenomen in BRL1000 als bijlage 5, BRL2000, 6000 en 7000 als bijlage 4 en in de BRL7500 als bijlage 2. De inhoud van deze bijlage is identiek in al deze BRL-en. De eisen zijn nadien grotendeels maar niet geheel overgenomen in aparte hoofdstukken in BRL SIKB 2100 resp. in BRL SIKB 1100, waardoor hier eigen bijlagen in opgenomen zijn. Met Bijlage X wil SIKB zorgen voor een betrouwbaar en uniform certificeringsproces binnen de verschillende BRL-en. Door identieke eisen op te nemen in verschillende BRL-en wordt het mogelijk audits te combineren en dubbel werk te voorkomen. Tegelijkertijd zijn de eisen aan certificerende instellingen en auditoren gelijkgetrokken, waardoor zij breder inzetbaar zijn.
In Bijlage X staat namelijk beschreven hoe certificerende instellingen moeten werken bij het verlenen en controleren van certificaten. De bijlage gaat niet over de technische manier waarop het werk wordt uitgevoerd, maar over de manier waarop bedrijven worden gecontroleerd. Certificerende instellingen spelen hierin een centrale rol. Zij moeten onafhankelijk werken, beschikken over voldoende kennis en hun beoordelingen op een zorgvuldige en vaste manier uitvoeren. Zo moet voor iedereen duidelijk zijn dat een certificaat terecht is afgegeven. De bijlage beschrijft ook hoe moet worden omgegaan met afwijkingen. Als tijdens een controle blijkt dat een bedrijf niet aan de eisen voldoet, moet de certificerende instelling passende maatregelen nemen. Afhankelijk van de ernst kan dit leiden tot herstelmaatregelen, extra controles of in ernstige gevallen tot schorsing of intrekking van het certificaat.
Bijlage X bevat allerlei afspraken over de wijze waarop de audits worden uitgevoerd en beschrijft ook de manier waarop de kantooraudits en veldaudits worden uitgevoerd. Dat komt dichter bij mijn dagelijkse praktijk. Ik heb in het verleden veel interne en externe audits mogen ondergaan. Deze audits leveren waardevolle informatie op om de eigen processen te verbeteren. Dat is ook de kern van auditing binnen het kwaliteitsproces. In het kwaliteitshandboek staat beschreven hoe werkzaamheden conform de geldende richtlijnen en protocollen worden uitgevoerd. Door dit intern en extern te toetsen kom je erachter waar verbeterpunten liggen en kunnen maatregelen getroffen worden. Bij een volgende audit wordt nagegaan of de werkwijze daadwerkelijk is verbeterd en begint de cyclus opnieuw. Het vertrouwen in de auditoren is essentieel om dit proces op gang te houden. Voor dat vertrouwen zorgt bijlage X. Zonder bijlage X geen kwaliteitsborging en kwaliteitsverbetering.
Bijlage X is belangrijk. Gelet op mijn eerste kennismaking met de begeleidingscommissie heb ik er vertrouwen in dat deze actualisatie daadwerkelijk bijdraagt aan betere audits en daarmee aan de kwaliteit van ons werkveld.
(Afbeelding aangepast van stock.adobe.com)
Bram van de Pas (LinkedIn)
Reageren op deze column kan hier: LinkedIn
