De ingenieursbureaus van de gemeenten Rotterdam en Den Haag voeren pilots uit om de kwaliteit van samenwerkings- en besluitvormingsprocessen in de bodemsector te verbeteren. VISI wordt in de pilots als instrument toegepast om de samenwerking tussen projectpartijen transparant en toetsbaar te laten verlopen. VISI is een communicatiestandaard die zich richt op een heldere rolverdeling en communicatie tussen projectpartijen (Nieuwsbrief Skbodem, 24 oktober).
Deze nieuwsbrief is bedoeld om de bodemsector te informeren over de stand van zaken van beide pilotprojecten. De pilots worden uitgevoerd in het kader van het SKB-project ‘Transparant Verantwoord’, dat is gericht op het ontwikkelen van instrumenten ter bevordering van zelfregulering en toetsbaar handelen in de bodemsector.
Toepassingsgebied
De pilots richten zich in eerste instantie op het afhandelen van afwijkingen van het saneringsplan. Het belangrijkste doel is om tot een verbetering van de afstemming van besluitvorming over afwijkingen in het uitvoeringsproces te komen tussen opdrachtnemer, opdrachtgever en bevoegd gezag.
Voordelen
Concreet wordt gestreefd naar de volgende verbeteringen:
- Heldere procedures vooraf voor de afhandeling van afwijkingen van het saneringsplan en van procedures voor verwerking van grondstromen;
- Duidelijkheid vooraf over verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rolverdeling van betrokken partijen;
- Toetsbaarheid achteraf door het vastleggen van correspondentie en afspraken bij gevolgde afwijkingsprocedures;
- Duidelijkheid achteraf over wie welk besluit genomen heeft, op basis van welke informatie en vanuit welke bevoegdheid.
Voorbereiding
Om bovengenoemde verbeteringen mogelijk te maken, zijn de afwijkingsprocedures met bijbehorende communicatieafspraken vooraf in overleg met de bij de proefprojecten betrokken partijen vastgesteld:
- De procedures zijn opgesteld voor verschillende categorieën van afwijkingen/wijzigingen, afhankelijk van de aard en omvang van de consequenties;
- Procedures zijn ontworpen door eerst de rollen en verantwoordelijkheden te formuleren en vervolgens de interacties tussen rollen te bepalen vanuit het oogpunt van (interne) functiescheiding;
- VISI levert de uitgangspunten voor het maken van communicatieafspraken, gericht op helderheid in rolverdeling en communicatie;
- Een informatiesysteem is ingericht om de vooraf volgens de VISI-systematiek afgesproken communicatiepatronen, digitaal te laten verlopen;
- Gebruikmakend van de mogelijkheden van digitale communicatie en informatiedeling, zijn in het informatiesysteem extra functies ingericht ter ondersteuning van de dossieropbouw en projectbeheersing.
Stand van zaken
Beide pilots zijn in de periode eind juni/ begin juli 2005 in de praktijksituaties van bodemsanering en grondontgraving ingevoerd. Eind juli 2005 is een nulmeting uitgevoerd onder gebruikers die het informatiesysteem toepassen. De meting is bedoeld om een beeld te krijgen van de verwachtingen van gebruikers over mogelijke effecten van de pilottoepassingen op de beoogde verbeterdoelen. De nulmeting is inmiddels geëvalueerd. Eind 2005 verschijnt de tweede nieuwsbrief waarin de praktijkervaringen van beide projecten worden beschreven.
